La technologie de pointe équipant les vaisseaux de Starfleet comprend une infinité de systèmes extrêmement complexes qui exigent énormément d'attention et d'entretien pour les maintenir à un niveau de performance optimal. La pression exercée sur chaque individu est donc constamment très élevée et ce quel que soit son grade, son âge et sa fonction à bord. Il est donc essentiel de tenir compte de ce facteur afin de lui permettre d'être à tout moment au maximum de ses capacités.

Autrefois, la santé mentale de l’équipage se trouvait sous la seule responsabilité de l'Officier Médical en Chef. Cependant, depuis le début des années 2260, des psychiatres tels que le Dr Elizabeth Dehner, ont été affectés sur les vaisseaux d'exploration spatiale afin d'évaluer les effets psychologiques de telles missions. Dès lors, le bien-être moral et la santé mentale de l'équipage est confié à des spécialistes : les Conseillers.

Dans Starfleet, un Conseiller est essentiellement responsable de la santé mentale et émotionnelle de l'équipage du vaisseau sur lequel il est affecté, mais ce n'est pas le seul aspect de la fonction, le Conseiller fait également partie intégrante du staff senior. Son rang est considéré comme étant l'équivalent du grade de Commander et comme tel, il peut être amené à assurer le commandement du navire si la nécessité se présente.

Le Conseiller suit exactement la même formation et présente les mêmes examens que pour n'importe quelle autre carrière d'Officier, et est formé pour faire face à n'importe qu'elle situation, principalement celles qui exigent une approche inhabituelle. Tout comme les autres Officiers, ils doivent suivre le cursus Académique dans sa totalité avant d'être admis en service actif.

Le Conseiller a généralement un bureau privé, où il reçoit les membres de l'équipage et où il peut ainsi remplir ses fonctions, il a également un siège qui lui est réservé sur la passerelle, aux côtés de l'Officier Commandant et du Premier Officier. Le Commandant fait très souvent appel à ses compétences lors des situations de Premier Contact. Il pourra le renseigner sur les caractères culturels particuliers des différentes races rencontrées ou suggérer l'attitude à adopter en fonction de l'étiquette à observer pendant la communication.

La capacité d'influer sur les prises de décisions de l'Officier Commandant représente une énorme responsabilité. Un Conseiller doit posséder et à un degré très élevé, de l'intuition, de la compréhension et inspirer une grande confiance à tous les niveaux de fonctionnement du vaisseau. Il doit également être attentif au protocole nécessaire pour pouvoir négocier avec n'importe quelle race rencontrée.

Les conseils et l'expérience du Conseiller sont très souvent inestimables, particulièrement lorsqu'il possède des capacités empathiques, comme la Demi-Bétazoïde Deanna Troi de l'USS Enterprise NCC-1701-E.

A de nombreuses reprises, les conseils et avis que le Conseiller Troi fournit au Capitaine Jean-Luc Picard lorsqu'il est amené à prendre des décisions de commandement, l'aident à éviter un conflit éventuel. Elle est également capable de le prévenir lorsque quelqu'un est susceptible de le décevoir.

Le Conseiller assiste obligatoirement à tous les briefings et réunions du Staff Senior et très souvent il accompagne les Away Teams, spécialement lors de visites ou de fonctions diplomatiques. A ces occasions, l'avis et l'expérience du Conseiller peuvent se révéler essentiels pour éviter des difficultés d'ordre culturel.

Le rôle essentiel du Conseiller est, cependant, d'évaluer et maintenir la santé mentale de l'équipage. Pour l'y aider, il possède le même genre d'accès que l'Officier Médical en Chef aux dossiers des membres de l'équipage et rencontre régulièrement le Premier Officier.

De cette façon, il peut avertir le Staff de commandement, si l'équipage éprouve des difficultés ou une baisse de moral. De la même manière, le Conseiller peut évaluer les performances de l'équipage ainsi que le niveau du bien être individuel et en discuter avec le Commandant, c'est pour cette raison qu'il joue un rôle significatif dans l'évaluation des membres de l'équipage lors des promotions.

S'il perçoit qu'un membre de l'équipage éprouve des difficultés, le Conseiller peut, s'il le désire, obtenir une entrevue avec l'Officier Senior qui dirige le département concerné afin de lui faire part de ses préoccupations et pouvoir ainsi venir rapidement en aide à l'individu concerné. Réciproquement, un Officier Senior a la possibilité de consulter le Conseiller afin d'obtenir son avis concernant l'attitude à adopter vis-à-vis d'un subordonné éprouvant des difficultés.

Dans le cas où le comportement ou le travail s'en ressent, le Conseiller s'efforcera de désamorcer la situation et en cherchera la cause. Celle-ci pouvant être un sentiment d'isolement, des difficultés à s'exprimer ou même des manœuvres d'intimidation d'un Officier supérieur, voire d'un collègue.

Cet aspect de sa fonction est particulièrement important, car si un des membres de l'équipage n'accomplit pas correctement son travail parce qu'il est préoccupé, cela peut se révéler préjudiciable, tant pour la sécurité du vaisseau que pour celle de l'équipage. Il est essentiel que chacun se sente à l'aise vis-à-vis du Conseiller et le considère comme quelqu'un avec qui tous les problèmes peuvent être partagés, c'est pourquoi, le tact, la sensibilité et la diplomatie sont des qualités vitales.

Si un des membres de l'équipage ne se sent pas à l'aise avec le Conseiller du bord, il lui est tout à fait possible d'en changer, toutefois, dans la pratique, sur un vaisseau, le choix reste très limité. La charge de travail du Conseiller est, de ce fait, très élevée, puisqu'il a, à lui seul, la charge du bien être psychologique de tout l'équipage.

Certains n'éprouvent pas le besoin de demander conseil ou de se confier à un professionnel et préfèrent garder leurs problèmes pour eux ou chercher chez leurs amis proches le réconfort dont ils ont besoin. Miles O'Brien, l'Ingénieur en Chef de Deep Space Nine est de ceux-là.

Même après avoir subi l'implantation dans sa mémoire, de 20 ans d'emprisonnement, infligés par le gouvernement Argrati, il trouve les questions posées par le Conseiller de la station injustifiées. Pourtant, il finira par se rendre compte qu'il a besoin du soutien d'un professionnel et que ses amis ne peuvent à eux seuls lui apporter l'aide dont il a besoin.

Le Conseiller est un contact privilégié pour tous les membres de l'équipage, particulièrement lorsqu'ils ont des problèmes personnels importants, tension, deuil ou qu'ils subissent une pression trop intense. Une consultation avec le Conseiller peut être programmée à des fréquences régulières quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles.

Ceci étant, le Conseiller n'est jamais vraiment indisponible et peut être approché d'une manière informelle à tout moment. Il n'y a aucune pathologie particulière associée à la Consultation d'un Conseiller, et même l'individu le mieux équilibré peut être amené à lui demander de l'aide. Le Capitaine Picard a rencontré le Conseiller Troi dans un contexte professionnel à plusieurs reprises, comme lorsqu'il se reconstruit après son assimilation par les Borgs en 2367 ou après avoir été torturé par les Cardassiens un an plus tard.

Un bon Conseiller sait quand écouter et quand poser des questions. Tous les échanges qui se déroulent dans le bureau du Conseiller sont considérés comme strictement confidentiels, excepté lorsque le Conseiller estime que la personne peut représenter un danger pour elle-même ou pour les autres membres de l'équipage.

Dans de telles circonstances, et en accord avec l'Officier Médicalen Chef, le Conseiller peut suspendre un membre de l'équipage de ses fonctions. Les Conseillers ont l'obligation de connaître parfaitement tous les règlements de Starfleet en vigueur à bord d'un vaisseau ainsi que la composition de l'équipage du simple matelot à l'Officier Commandant.

Le Conseiller occupe donc un rôle central à bord des vaisseaux et des Starbases de Starfleet. Ils conseillent et donnent leur avis jusqu'au plus haut niveau de commandement et de par leur compassion, leur sympathie, leur imagination et leur créativité ils s'efforcent de rester accessibles à chacun des membres de l'équipage.